請求書などの電子取引データの保存方法が来年1月から一変する。

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　電子帳簿保存法（電帳法）とは、国税関係の帳簿・書類を電子データで保存する際のルールを定めた法律だ。経理のペーパーレス化やDX（デジタルトランスフォーメーション）が進む中、電子取引データの保存義務化など大幅な制度変更を盛り込んだ改正電帳法が2022年1月に施行された。事業者側の対応が間に合わないことを理由に先送りされていたが、いよいよ24年1月から運用が始まる。

　電帳法が初めて施行されたのは1998年7月。国税関係の仕訳帳、総勘定元帳などの帳簿や、貸借対照表、損益計算書といった決算関係書類、自分が発行したり取引の相手方から受け取る請求書や契約書などの取引関係の書類について、改ざんや偽造ができない形での電子データ、画像データによる保存方法などを指定していたが、これまで原則として「紙」で保存することとされていたため、大きな混乱は生じなかった。

電子データのまま保存

　しかし、24年1月からは、電子メールでやり取りした請求書や、クラウドサービスで発行した契約書などの「電子取引データ」は、「電子データ」のまま保存することが義務付けられる。アマゾンや楽天などの通販サイトで備品などを購入した際にダウンロードする領収書はもちろん、メール本文に請求書や契約書に該当する内容が書かれていた場合は、メール本文がデータ保存の対象になる。

　ただ、電子データは改ざんが容易で、改ざんの跡も残りにくい。そこで、電子データの保存にあたっては、改ざんされていない正しいデータであることの証明が必要になる。具体的には、専用の会計システムを使うなどしてタイムスタンプを付したり、訂正・削除ができないシステムや訂正・削除の記録が残るシステムを使用するといった、「真実性」を確保する措置を取らなければならない。

「検索機能」も必要に

　また、電子データは量が膨大になれば、税務調査の際に証拠書類として提示ができない。そこで、記録事項の検索機能を備えた状態で電子データを保存する「可視性」の確保も求められる。記録事項の検索機能としては、①「取引年月日」「取引金額」「取引先」で検索できること、②日付、金額は範囲指定検索ができること、③二つ以上の項目を組み合わせて検索できること──の三つが要件とされている。

　国税関係の書類は長期間の保存が義務化されており、例えば法人税では帳簿書類、請求書、領収書などの「証憑(しょうひょう)書類」（取引の真実性、正当性を証明する書類）は7年間保存しなければならない。また、今年10月1日から始まるイン…