法務・税務

電子取引のデータ保存の義務化で事務処理の負担が拡大に増大する=松嶋洋

デジタル領収書 電子取引データ保存が義務化 事務負担が増大し混乱必至か=松嶋洋

 2021年度改正により、電子取引のデータ保存が22年1月から義務化されることになった。電子取引とは請求書などの税務上、保存すべき資料を電子データでやり取りする取引であり、具体的には電子メールにPDFの請求書を添付してやり取りしたり、アマゾンなどで買い物した際、その領収書を電子データで取得したりする取引をいう。今までの実務では、このような取引を行った場合、その電子データを受領時にプリントアウトして保存しておけば、税務上は問題が生じないことになっていた。(税務調査)

 しかし、22年1月から電子データをプリントアウトして保存することが認められないことになり、(1)真実性の確保の要件(図1)を満たす方法でかつ、(2)一定の方法で検索できる形で、保存する義務が生じることになった。(1)の要件は事務の手間が増えるだけでなく、コストが増える場合もあるので、対応を急ぐ必要がある。

 次に、(2)の検索の要件については取引年月日、取引金額及び取引先を検索項目として設定した上で、原則として、2以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定できるようにするとともに、取引年月日と取引金額については、範囲指定できる形で検索できるようにしなければならないとされている。現状は、そもそも電子保存すらしていないことも多いが、今後はこれらの項目もきちんと入力した上で、電子保存する必要があり、事務処理の手間は格段に増えることになる。

システム導入のコスト高

 これらの手間を削減するために、電子保存に特化した新しいシステムを導入することも一考の余地があるが、現状では非現実的と言わざるを得ない。ネックになるのはやはりコストで、一般的にシステムは高額であることが多いため、中小企業が導入するのは困難である。

 関連して、ベンダーロックインという問題が生じる可能性も指摘されている。これは、あるベンダーのシステムを利用した後、他社に乗り換えることが困難であることを意味する。ベンダーごとにシステムの内容は異なるため、過去に保存した電子データを他のシステムに移行する際、問題が生じる可能性もあるだろう。システムの導入時の検討が甘ければ、高額で使い勝手の悪いシステムを使い続ける、といった悲惨な状況にもなりかねない。

 このため、国税庁に標準的なシステムを作ってほしい、という要望がベンダー各社から出ているといったうわさも耳にするが、制度がスタートする22年1月には到底間に合わないだろう。

 この点、国税庁は特化したシステムを使わないで電子保存が認められる方法をホームページで公開している。ただし、検索要件を満たすように電子データのファイル名やフォルダー名を工夫したり、エクセルで索引簿を作ったりする必要があるため(図2)、この方法も大きな事務負担増になる。

 このような負担増を嫌い、電子データをやり取りする取引を減らし、むしろ紙ベースの取引に戻そうとする動きも見られる。典型例として、日本中央税理士法人の見田村元宣税理士が指摘していたことは、会社の備品購入をアマゾンからアスクルに変える、という方法である。アスクルは紙で請求書をもらうことができるようで、こうすれば電子保存の義務はなくなる。

 その他、メールで送受信している請求書を、全件紙の郵送ベースとすることも今後は増えると見込まれる。なお、メールで請求書を送受信した後、正本として紙ベースの請求書を発行する場合には、メールで送受信した請求書の保存義務はなくなるとされている。

 経理事務に大きな影響を与える改正が22年1月からスタートするが、広く周知されているとは言い難く、対応が間に合わないといった事態もあるように考えている。

 仮に、上記の要件を満たさない場合の取り扱いは、法律上は電子データで受領した資料の保存がなされていない、という取り扱いになる。このため、メーラーで添付ファイルの請求書を見せたり、アマゾンの領収書をブラウザーで見せたりすることができる状況にあったとしても、経理資料が保存されていないという取り扱いになる。

税務調査の交渉材料

 領収書などの保存がなければ、適正な経理を要件に税制上の特典を認めるという青色申告の特例が認められなくなる、といった不利益が法律上は生じることになる。しかし、先日、国税庁は電子取引のデータ保存に関する限り、要件を満たさずプリントアウトで保存していたとしても、原則として青色申告を取り消すことはなく、かつ経費を否認するようなこともないとQ&Aで明記した。国税庁の見解は法律的には無理があるが、納税者に配慮して柔軟な取り扱いを認めるということだろう。

 結果として、従来と同じような処理をしておけば問題はない、といった専門家の見解も耳にする。しかし、そう単純ではない。というのも、電子取引のデータ保存の対応状況は、税務調査の交渉材料になることは間違いないからだ。

 現状、不正取引を行った納税者に対し、税務署が「青色申告の取り消し」という不利益を見送る代わりに、もっと税金を納めるように指導する税務調査が横行している。法律上、電子取引のデータ保存は義務であるため、これと同じように国税の税務調査の交渉材料になることは容易に想像できる。

 最後に、このような重大な税制改正の対応が遅れている原因の一つを指摘しておきたい。近年、「どこよりも早い税制改正解説」を売りにしている自称専門家が多いが、この改正について注意喚起している者はほとんどいなかった。改正内容を研究せず、早いというだけで専門家のふりをする者があふれているため、有益な情報をつかむよう心掛ける必要もある。

(松嶋洋・元国税調査官、税理士)

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